С 1 сентября 2026 года поручение экспедитору оформляется в электронном виде — XML-файлом по формату ФНС. В файле около трёхсот реквизитов. Показываем, как мы готовим такое поручение с ИИ-агентом: что нужно иметь на руках, что агент делает сам, где он останавливается и спрашивает — и где всё ещё нужен человек.
Кому это нужно
Экспедиторам и их клиентам-грузовладельцам. По правилам обмена поручение исходит от клиента: он подписывает его электронной подписью и направляет экспедитору через оператора ЭПД. На практике клиент формата не знает, и документ за него готовит экспедитор — иначе перевозка не начнётся.
Форма в кабинете оператора — это те же триста реквизитов, разложенные по экранам. На одно поручение с контейнером, тремя товарными позициями и маршрутом «порт — станция — склад» у подготовленного специалиста уходит от сорока минут. У неподготовленного — полдня и два возврата файла с ошибкой.
Мы открыли для себя и наших партнеров сервис aiepd.ru Ниже — процесс как есть.
Что нужно иметь на руках
Пять вещей. Всё остальное агент находит или выводит сам.
- ИНН клиента и экспедитора. По ИНН агент берёт реквизиты из ЕГРЮЛ и адрес с кодом ГАР. Если компания уже есть в вашем справочнике — берёт оттуда.
- Идентификаторы участников ЭДО — клиента и экспедитора. Их выдаёт оператор, взять их негде, кроме как у самих сторон. Один раз внесли в карточку контрагента — дальше подставляются сами.
- Реквизиты договора транспортной экспедиции: номер и дата.
- Маршрут — словами: откуда, куда, через что, каким транспортом.
- Документы на груз: упаковочный лист, инвойс, букинг или заявка клиента. PDF, Excel, скан, фотография — любой документ где есть информация о грузе.
Процесс по шагам с секундомером
Шаг 1. Стороны и договор — 30 секунд
Пишем агенту как своему коллеге:
Клиент 2543053432, экспедитор 2537088885, договор ТЭ № И/001-15 от 01.01.2015
Агент ищет обе компании в справочнике организации, не находит — идёт в реестр, заводит карточки, ставит стороны в поручение, вносит договор. Отчитывается: что поставил, откуда взял, чего не хватает. Не хватает обычно идентификаторов ЭДО — их он не выдумывает, а просит.
Шаг 2. Груз из упаковочного листа — минута
Прикладываем packing list и пишем:
Собери товары по кодам ТН ВЭД, посчитай для каждого нетто, брутто и количество мест и добавь в поручение. Все товары в одном контейнере FCIU9344250, 40HC, предоставлен клиентом, тара 3800.
Что происходит дальше:
- агент читает файл, группирует строки по кодам, суммирует веса и места по каждой группе;
- создаёт контейнер: международный номер — в своё поле, «40HC» превращает в код ISO 6346 (в формате это 45G1), ставит «предоставлен клиентом», вес тары, признак «контейнер является тарой»;
- создаёт товарные позиции — наименование, места, упаковка, нетто, брутто, код ТН ВЭД, страна происхождения по ОКСМ — и привязывает каждую к контейнеру по порядковому номеру.
Если в документе есть только нетто, брутто он не вычисляет и не подставляет — спрашивает. Это принцип: предположение не должно незаметно становиться реквизитом юридически значимого документа.
Шаг 3. Маршрут и участники перевозки — минута
Маршрут: Владивостокский морской торговый порт → станция Кольцово, ж/д. Грузополучатель ООО «СеАл», ИНН 6678093532, Екатеринбург, Монтажников 19 оф. 3. Грузоотправитель — клиент.
Здесь больше всего нюансов формата, и большая часть ошибок рождается здесь.
Адрес грузополучателя и адрес выдачи груза — разные реквизиты. Получатель зарегистрирован на Монтажников, а груз выдаётся на станции. Агент разводит их сам: юридический адрес — в карточку участника, место выдачи — в пункт маршрута.
Российский адрес — сначала по ГАР. Формат ждёт код адресного объекта; агент ищет адрес, проверяет его по ГАР и заполняет структурный блок. Если кода нет — заполняет текстовый вариант и говорит об этом.
Если есть иностранный отправитель или получатель. Агент ищет компанию в открытых реестрах страны, подтверждает регистрационный номер и показывает, что удалось подтвердить, а что нет. Формат регистрационного номера в каждой стране свой; если страны в поддержке нет — агент так и скажет, а не подставит похожее число.
Агент строит составной маршрут. «Море → ж/д → авто» — это три плеча и четыре пункта. Агент строит их одним действием, ставит вид транспорта на каждое плечо, тип кузова или вагона там, где формат его требует.
Несколько партий. Если поставка делится — два контейнера идут в разные города, — агент заводит партии и раскладывает товары и контейнеры по ним. Каждая партия в формате — самостоятельный блок со своим маршрутом, грузом и сроками.
Шаг 4. Проверка — 10 секунд
Файл проходит три уровня проверки:
- XSD-схема ФНС — структура, типы, порядок элементов.
- Обязательные и условно-обязательные реквизиты: «контейнер предоставлен клиентом — обязателен вес тары», «груз опасный — обязателен блок опасного груза».
- Форматно-логический контроль — согласованность сведений между собой: даты, веса, ссылки груза на контейнеры, пункты и плечи маршрута.
Каждое замечание открывает то поле, в котором ошибка, — в том числе во вложенных окнах груза и контейнера — и говорит, что именно исправить.
Шаг 5. Передача клиенту — минута
Экспедитор отправляет клиенту ссылку. ниже пример:
Клиент открывает поручение в читаемом виде — без регистрации, — сверяет содержание, скачивает XML, загружает в систему своего оператора, подписывает и отправляет экспедитору. Поручение приходит к нам уже по официальному каналу.
Итого: три минуты на подготовку, пять — вместе с передачей.
Где три минуты превращаются в пятнадцать
Было бы нечестно этого не написать.
Плохие исходники. Скан упаковочного листа с рукописными правками или фотография под углом читаются хуже. Агент покажет, что распознал, и то, в чём не уверен, попросит подтвердить. Это минуты, а не секунды.
Нет идентификаторов ЭДО. Если клиент не знает свой идентификатор, поручение подождёт, пока он его найдёт. Это самая частая причина задержки, и к заполнению она отношения не имеет.
Опасный груз, учёт в государственных системах, специальные контейнеры. Блоки заполняются, но данных для них нужно больше: класс опасности, номер ООН, группа упаковки. Из паспорта безопасности агент их достанет; если паспорта нет — будет спрашивать.
Оператор клиента не принимает загрузку готового XML. Большинство принимает, но проверьте у своего. Если нет — файл остаётся образцом, по которому форма у оператора заполняется без ошибок с первого раза.
Первое поручение дольше следующих. Справочник контрагентов пуст, идентификаторы не внесены, договор не заведён. Второе поручение тому же клиенту — это «повтори прошлую перевозку, контейнер такой-то, дата такая-то».
Чего агент не делает
Не решает за вас, что вы обязуетесь сделать. Состав услуг, особые условия, распределение ответственности — это содержание договорённости сторон. Агент перенесёт их в документ точно, но что именно переносить — решает специалист.
Не подписывает и не отправляет. Сервис не является оператором ГИС ЭПД или ИС ЭПД, не передаёт данные в государственные системы, не запрашивает электронную подпись и не работает с закрытыми ключами. На выходе — XML-файл. Подписание и отправка — в системе оператора, где они и были.
Не действует молча. Каждая правка видна в форме с пометкой, что её внёс агент, попадает в журнал и откатывается. Когда данных не хватает — агент спрашивает; когда не успел — говорит, что именно не сделал.
Почему это вообще работает
Языковая модель сама по себе XML по формату ФНС не соберёт — она ошибётся в первом же условно-обязательном реквизите. Работает связка:
- модель понимает человеческую речь и документы — «40 фут хай-куб от клиента, тара 3800»;
- документ при этом собирает не модель, а форма: агент вызывает инструменты — «добавить контейнер», «добавить груз», «задать маршрут», — и каждый проверяет значения так же, как при ручном вводе;
- справочники — ISO 6346, ОКСМ, виды транспорта, типы кузова — закрытые: агент выбирает из списка и не сочиняет код;
- XML строится из формы детерминированно и проверяется по схеме ФНС.
Модель отвечает за понимание, код — за корректность. Поэтому на выходе валидный файл, а не «похожий на правильный».
Попробовать прямо сейчас (подключайся к пилоту бесплатно)
Проверка готового XML — без регистрации: загрузите файл на aiepd.ru и получите отчёт по формату 5.01. Это полезно, даже если вы готовите поручения в другой системе.
Подготовка поручения с агентом — на тарифе «Пилот»: бесплатно, 30 дней, три поручения. Этого хватит, чтобы проверить на своих документах, сколько минут получится у вас.
Пожалуйста, войдите или зарегистрируйтесь, чтобы комментировать.