Если требуется, чтобы поставщик сам видел и определял временные окна, я думаю почтой здесь не обойтись (поставщики постоянные или меняются?). Здесь можно использовать облако или сайт.

На примере самого крупного ритейлера РФ:

Каждый поставщик за сутки присылает на электронную почту заполненную форму в Excel, которая содержит столбцы Город выгрузки, Наименование поставщика, количество поддонов, номер накладной, дата и время прибытия, примечание о характере груза и прочее.

Оператор обрабатывает данные, распределяет авто по времени и по воротам на складах и прочее.

По идее данную форму в определённое время можно выкладывать на общедоступный сайт или облако, где будет видно какое время не занято.

Я думаю, это один из самых дешевых вариантов. Не нужно работать программисту или что-то в этом духе.

Здравствуйте, уважаемые пользователи. Ознакомился с вашим мнением. И вот мой ответ:

Татьяна, пробовали говорить. Бесполезно.

Андрей Воробьев, с 08-00 до 13-00 менеджеры делают заказы, с 13-00 до 15-00 я делаю рейсы, с 15-00 до 16-00 склад собирает товары на завтра. Вот и весь день. Какие тут 4-5, даже 2 времени.

Больше всего понравилось мнение Петра Маркова. Попробую:

Программист сделает галочку в заказах «Вне регламента» Это те заказы, которые сформированы после 13-00. Они для менеджера (не для всех кто в рейсе, а для ответственного) будет дороже скажем на 300 рублей. В конце месяца формируется отчет по заказам вне регламента и менеджеру. Направляется рук-лю отдела продаж. В отчете будет видно, на сколько менеджер не смог договорится. Может быть будет бонус менеджеру, может быть бонуса не будет. 

Т.е заинтересовать нужно именно менеджера, а не директора фирмы. Т.к директор ценит менеджера, а не логиста. Менеджер кормит. Он начинает, мы заканчиваем.

Посмотрим получится ли протолкнуть идею и посмотрим что получится в итоге.

Спасибо всем. Проблема актуальная. Давайте развивать тему.