Возвраты от покупателей  Reverse Logistics

Два выхода.
1. Расширить зону приемки путем дополнения склада (помещение зависит от объема и номенклатуры ваших возвратов — это может быть просто два шкафа.). В системе учета товара настроить — невозможность отгружать товар клиенту со склада «Возврат»

2. В основной базе учета товара добавить поле — партия с двумя приставками (обзовите их как хотите суть далее…) а) оприходовано бухгалтерией б) не оприходовано. Система формируя подбор отгрузки клиенту должна учитывать данные приставки оприходовано -учтет набор, не оприходовано -покажет товар но не учтет набор.

Товар приходит на склад. Кладовщик сравнивает факт партии возврата с накладной принемает товар, размещает товар в первом случаи на склад «Возврат» если второй случай — на общее хранение. Накладную с подписью и остальными док. (счета и т.д.) передает в бухгалтерию.
Далее, бухгалтерия проводит у себя товар: в первом случаии сообщает кладовщику (формирует накладную на внутреннее премещение или по почте или по др. ваше) на перемещение такого то товара в n  количестве на склад общего хранения.
во втором случаи переводит в базе товар из статуса не оприходовано в оприходовано.  

Дмитрий, понимаю Вас прекрасно, сам сталкивался с такой ситуацией.
Решение было следующее:
1. На складе введена должность товаровед-эксперт.
2. На уровне Гены решён вопрос: менеджер ничего от клиента не берёт.
3. Книга заявок выезда эксперта к клиенту у которого есть возврат.
4. Эксперт выезжает к клиенту на точку, осматривает товар и на месте принимает решение о возврате — товар пришедший в негодность: сроки, испорченный, нет товарного вида, по вине клиента не возвращается. Товар, который возвращается, упаковывается в коробки, которые маркируются скотчем с логотипом эксперта. Экспедитор получает задание о заборе данной упаковки. Эксперт формирует накладную о возврате товара

Это схематично, будет интересно — звоните 8 903 101 45 81 ;)

1. Все возвраты должны быть согласованы и «рыба» с ожидаемым товаром оформлена в базе
2. Возврат забирается экспедитором только при наличии документов на возврат, в обязательном порядке весь товар проверяется на качество и количество.

Короче, организовывайте отношения с клиентами таким образом, что бы самим диктовать условия возврата товара (если без этого не обойтись) и все будет хорошо, не будут нужны ни какие дополнительные должности и площади.

Дело в том, что юрист не так понял генерального (по английски общались) и заключил договора таким образом , что мы ОБЯЗАНЫ принимать любые возвраты.

Сейчас ситуация такая, что возвраты забирают водители и везут кто куда, что-то в офис, что-то на склад, а оформляется возврат по 1С в офисе.

И вообще на складе в 1С вносится только количество товара собранного по отборке и всё. Я считаю, что на складе необходимо по 1С оформлять всё то, что относится к складу — приходные накладные, оформлять отпуск товара водителям, накладные на перемещение с одного склада на другой, возвраты от покупателей. Необходимо дать полномочия складу и контролировать выполнение!  

….?

Не забывайте, что причина возвратов иногда не только клиент. А агент, который, например, выполняя планы, так хорошо сделал ему заказ и уговорил, что все класс и все будет продаваться, а если что потом разберемся :-) :o

У нас клиент сообщает агенту, что хочет сделать возврат. ПО возвратам есть регламент, причины и сроки по которым мы готовы принимать.

Агент по установленному образцу офорляет на бумажке у клиента возврат (наим, кол-во, причина, срок, заказ №когда получен товар) и утверждает у логиста 1. вариант если агент сам загрузил клиента, тут нужно доказать почему нужно принять возврат. Агент прежде чем загрузить клиента подумает об этом, или постарается согласовать с вышестоящим (тут смотря какая иерархия и ответсвенность в компании у сотрудников) 2. учет товара,(логист всегда знает какие сроки (минимальные и отгружаемые) и партии на складе) и исключение подставного товара (взято не у нас), исключение приема товара изза проблем у самого клиента (нарушена ротация).

так же есть регламент по возвратам от ВИП клиентов, там первоначально оговоривается конечно условия поставки, из них уже выходят условия вовзратов. :o

А как вы считаете какие права (полномочия) должны быть у склада в «1С» ?
Какие документы обязаны проводится на складе ?

Склада не должно быть полномочий на изменение документов.
они могут регистировать и проводить документы только по фактической совей работе.

Безусловно склад должен проводить фактические документы фактическим числом!!!

ТО есть что вижу то и пишу!

ЗАПРЕТИТЬ складу вводить документы задним числом! ЗАПРЕТИТЬ складу вносить изменения в уже проведённые документы!!!

Так я понимаю???

Склад должен оприходовать поступивший товар , то есть провести в 1С приходную накладную.

Склад должен провести накладную на возврат от покупателей.

Склад должен оформить в 1С накладную на перемещение со склада брака на Главный склад в 1С !!!

Так ????  

что ещё я забыл??? какие ещё проводки относятся к складу ?

1. Все возвраты должны быть согласованы и «рыба» с ожидаемым товаром оформлена в базе
2. Возврат забирается экспедитором только при наличии документов на возврат, в обязательном порядке весь товар проверяется на качество и количество.

Короче, организовывайте отношения с клиентами таким образом, что бы самим диктовать условия возврата товара (если без этого не обойтись) и все будет хорошо, не будут нужны ни какие дополнительные должности и площади.

у меня именно так всё построено

В кучу намешано:
 — согласование возврата от клиента, кто принимает решение — принять-не принять-отказать
 — дебильные агенты и менеджеры, которые продают клиентам 100 зубных щеток, зная, что клиент едет в командировку на 2 дня
 — документооборот в 1С
 — разграничение прав в 1С
 — должностные обязанности на складе

короче — полная каша.

Эту кашу по полочкам нужно разложить, последовательность действий определить и сферы ответственности, чтобы получилась четкая и прозрачная система.

Примерно так.
Клиент хочет сделать возврат по причинам «не продается», «брак» или «просрочено».
Это — разные причины, разные действия, разный документооборот.

Брак — мы обязаны принять без разговоров, оформляется по накладной ТОРГ2 от клиента — нам.
Товар, естественно, везется на склад.
Склад — принимает, оформляет в 1С ТОРГ2, разбирает всю эту кучу и решает, что с ней дальше делать. То, что можно восстановить и пустить в продажу — восттанавливает и размещает затем на складе. То, что под списание — размещает на склад списания и ждет разрешения руководства списать.

Просрочено — интереснее. Если это мы дали клиенту просроченный товар, и произошло это недавно (вчера), то это — тот же вариант, что и «брак».
А вот если мы клиенту дали товар давно, и он у него лежал и не продавался (или слабо продавался) и в итоге просрочился, то это, как правило, комбинированная вина. С одной стороны — виноват клиент, плохо расчитавший потребность в товаре (его отдел закупок), и закупивший лишнего. С другой стороны — виноваты наши продажники, которые в погоне за планом впендюрили такому, не умеющему считать клиенту, «100 зубных щеток». В этом случае ситуация аналогична ситуации «не продается».

Не продается — самое интересное.
Если по уму, то сначала нам нужно оценить возврат от клиента на предмет того, что «если мы этот возврат возьмем, то какие товарные запасы у нас возникнут, какова степень их ликвидности и что там будет со сроками годности». Для того, чтобы в случае такого возврата самим не получить неликвид.
Такую оценку можно сделать, если возвраты — согласовывать.
Клиент присылает список на предполагаемый возврат. Список в идеале заводится в систему в виде «предварительного прихода». Далее подверагается анализу на ликвидность. Такой анализ можно возложить как на саму систему, если ввести в нее соответствующие алгоритмы анализа товарных запасов, либо обычно эту работу делает наш собственный отдел закупок, выступая в данном случае в роли подразделения, которое на фирме вообще умеет анализировать товарные запасы.
В идеале из желаемого возврата мы должны удалить те позиции, которые нам совсем не нужны и уменьшить количества тех позиций, которые мы можем взять из расчета (в качестве примера) «у нас появится товарный запас не более, чем на ХХ дней, месяцев, лет продаж».
В идеале соогласованный возврат должен утвердить кто-то вроде коммерческого директора. Иногда он может включить соображения лояльности и позволить, например, какому-то клиенту более мягкие условия возврата ради….. чего-то там. (я лично — против, пусть клиент учится считать свою потребность, а те, кто создают нам геморрой с возвратами — этот геморрой зачастую сводит ценность клиента до нуля или в минус).
Согласованный список высылается клиенту назад.
Это — то, что мы согласны у клиента принять назад.
Клиент собирает нам строго то, что мы согласны взять.

Дальше процедура та же. Возврат оформляется, как правило, в виде обратной закупки. Мы покупаем у клиента по ТОРГ12. Товар поступает на склад. В систему заводится приход. Производится сравнение прихода с «предварительным возвратом» (фактически — с документом заказа товара у клиента) на предмет того, не нарушил ли клиент согласования. Все позиции, по которым нарушил — у клиента не принимать, отправить ему назад.
Все позиции, которые совпали с согласованным возвратом — принять, оприходовать, разместить на складе. После чего товар попал к нам в продажу.

Физически на складе обычно есть «группа возвратов», которая занимается только возвратами и ничем больше.

У нас так:
все документы в 1С формирует менеджер продаж (расходные, возвраты просто, возвраты брака),
склад блокирует против изменения расходные в 1С, если необходимо изменить (не хватает товара), склад снимает блокировку, а менеджер делает необходимые изменения, после блокируется вновь.
Товар отгружается — оператор складам проводит в 1С, со следующей недели любые изменения документа возможны только с помощью кредитного контролёра, до этого — с помощью нач.склада (не товарной части, а цены, формы документа и прочей шелухи, товар и его количество после отгрузки НЕИЗМЕННЫ).
Возвраты: экспедитор сдаёт на склад, кладовщик-эксперт выписывает накладную с указанием причин брака (зав.дефект, неправ.эксплуатация и тп), сдаёт накладную менеджеру, тот оформляет в 1С перемещение на склад хранения либо на склад брака.

Повторюсь:
главный принцип — склад НЕ формирует, а только проводит доки, после проверки, в базе!

ТО есть склад в 1С оформляет возврат от покупателя и всё ! Не проводя документ!!  А менеджер в офисе видит новый документ в 1С, проверяет его и проводит ! Так ?

А что если склад будет всё оформлять, вводить в базу 1С и проводить. А вот изменить или провести задним числом им нужно запретить!!!!
А менеджер будет контролировать работу. Например по ОТЧЁТУ – Материальная Ведомость !

Не путайте формирование в 1С и проводку! Склад только блокирует для сборки и проводит после отгрузки (это касается и перемещений). Документы же в 1С формируют Отдел закупок и Отдел продаж.

главный принцип — склад НЕ формирует, а только проводит доки, после проверки, в базе!

Да, когда речь идет о работе в 1С — в большинстве случае именно так.
Связано со спецификой 1С.

Я окончательно запутался!

Кто первый и какой документ вводит в 1С. Какая функция склада в этой цепи?

Есть возвраты от покупателей — это когда он взял и через какое-то время хочет вернуть.

Есть Отказ при получении — это когда клиент даже не принял и сразу отдаёт !

Дмитрий!
Какой формы документ в 1С (какой формы учёта, нал, безнал) — это забота не склада, а менеджера.
По какой причине товар возвращается мне по фигу. Моё дело товар принять физически, определить артикулы и дать сведения менеджеру.
Менеджер формирует (ВВОДИТ) документ в 1С. Я должен проверить его корректность и провести (БЛОКИРОВАТЬ от изменений) в 1С.
Если это брак, то менеджер делает 1 документ — приход на основной склад, 2-й документ — перемещение с основного на склад брака. Склад оба документа после проверки проводит. В базе всё сделано, далее кладовщик физически перемещает товар из зоны приёмки в зону брака.

Отказ от товара в момент получения. Это забота покупателя:  сообщить менеджеру почему и что, т.к. экспедитор этим не занимается. В моём случае иногда бывает, что продажник ошибся выписав лишнее, склад собрал, отправил. Экспедитор привёз на склад, менеджер переделывает документы и ближайшей оказией отправляет клиенту.

То есть Вы сначало оприходуете на Главный склад , а потом перемещаете с Главного склада на склад брака?

А что нельзя сразу оприходовать на Склад Брака ?

А что нельзя сразу оприходовать на Склад Брака ?

Нет, т.к. товар должен возвращаться по той цепочке, по которой уходил, иначе поплывёт бух.учёт. Ведь уходил по одной цене, а на склад брака перемещается по другой.
Потом, проводите инвентаризацию. Как вы определите откуда у вас взялся этот товар на складе брака, т.е. нарушается его движение и через какой-то месяц вы не определите по нему что и откуда.
В результате получите тот бардак, который имеете ;)

Сразу оприходовать и указать, что брак по такой то причине. Принимали по качеству и обнаружили!!!!

К примеру, как было в аптечном складе.
Аптека возвращает не просроченный препарат в ампулах. Всё хорошо, кроме одного — коробка с ампулами вскрыта. Всё, больше обычному клиенту её не продать, только в больницы с уценкой либо как благотворительность. Подаю сведения менеджеру, тот создаёт доки, я провожу.