Рабочий инструмент для закупщика и логиста (программное обеспечение для департаментов закупок и логистики)


Аватар пользователя Александр Клочков

Данная статья написана специалистом по закупке и логистике, который проработал в этой области уже 19 лет. Она посвящена несколько необычному подходу к созданию главного инструмента закупщика и логиста, коим является программное обеспечение (ПО) для департаментов закупок и логистики (далее ЗиЛ).

Здесь я просто хочу поделиться результатами своего многолетнего опыта и раздумий и показать   руководителям небольших компаний или ЗиЛ  возможный вариант организации эффективной работы.

1. Нужно ли специализированное ПО

Наверное, не ошибусь, если скажу, что все специалисты, работающие в ЗиЛ, в той или иной степени используют Excel. Правильно или неправильно это? Нет определенного ответа на этот вопрос. В разных компаниях, в силу разного направления бизнеса, разных подходов к бизнесу, а также в силу различного объема информации, которую приходится «переваривать» специалистам ЗиЛ, Excel применяется в разной степени.

И это логично по следующим простым причинам.

  • Excel (по крайней мере, его основные функции) очень прост в применении, и нагляден в представлении информации другим участникам бизнес-процессов и руководству.
  • Для создания рабочих таблиц в Excel никто не думает звать программиста, а делает все сам.

Да, поначалу кажется, что это идеальный и достаточный инструмент.

Но все хорошо, пока объем информации не начинает вырастать.

Огромный объем информации, с которой работают специалисты ЗиЛ это самый «страшный» момент в нашей повседневной деятельности. Как только он вырастает до более или менее приличных размеров, достоинства Excel начинают превращаться в недостатки.

И самый главный из них — плоскость экселевских таблиц. Здесь я имею в виду следующее. В работе ЗиЛ всегда присутствует некая иерархия уровней информации. Например: есть рамочные договоры, в каждом договоре есть спецификации. В каждой спецификация имеются конкретные строки. То есть мы уже получаем три уровня иерархии. Причем количества договоров, спецификаций и строк спецификаций может быть огромным — до сотен и более. Здесь уже достаточно проблематично использовать Excel. Можно кое-как связать договоры и спецификации к ним. Но двигаться дальше, и отобразить ещё и строки данных спецификаций будет уже очень тяжело. Можно вставлять строки и раздвигать таблицу все дальше и дальше вниз. Но затем работать с такой таблицей становится для пользователя крайне напряженно. А раз напряжённо — значит есть возможность ошибок.

А ведь ещё нужно как-то отображать оплаты по данным договорам и спецификациям, поставки , связанные с договорами и спецификациями. И вот здесь специалисту приходится плодить разные файлы, с большим количеством вкладок, и обмениваться данными файлами с коллегами.

Затем наступает время отчетности. Делается какой-то новый сводный файл. Информация в данный файл вносятся методом впечатывания или методом copy-paste. Как правило, отчет нужен срочно. Не всегда есть уверенность что данные — свежие. И всегда есть неуверенность в достоверности данных.

Возможно, это не про вашу организацию. Но, согласитесь, картина знакомая.

Чего не хватает Excel, когда объем информации начинает увеличиваться? Попытаюсь сформулировать.

  1. Плоскость — невозможно уйти в глубину вниз по иерархии данных.
  2. Вынужденное расширение рабочей области вправо и вниз. Постепенно это становится крайне неудобным и ведет к рассеиванию внимания и, соответственно, к возможным ошибкам.
  3. При использовании чужих таблиц (да и своих, сделанных давно), чтобы понять их содержимое приходится смотреть  почти в каждую ячейку, чтобы посмотреть какая там формула и есть ли она вообще.
  4. Огромное разнообразие подходов к представлению информации от разных людей. Каждый раз приходится воспринимать что-то новое, и на это тратится драгоценное время.
  5. С той же легкостью, с которой можно создать формулу в ячейке, можно эту формулу и сломать.

Почему я так подробно рассуждаю о недостатках Excel? Потому что именно эти недостатки могут быть устранены в следующем шаге развития программных инструментов для ЗиЛ. Речь идет о Системах Управления Базами Данных (СУБД).

2. Использование СУБД

СУБД это уже абсолютно другой уровень развития ПО для департаментов ЗиЛ. И даже всего предприятия и даже группы предприятий.

СУБД это по сути те же таблицы, только связанные друг с другом. Связанные, не вдаваясь в программные детали, — означает, что разные таблицы как бы «видят» друг друга. И что самое полезное — связанность позволяет быстро переходить от одной таблицы (точнее, от записи в таблице) к связанным записям в другой таблице. Другими словами, вы имеете много таблиц, и для того чтобы найти нужную информацию, не надо думать, какую таблицу открывать, и где в её дебрях искать необходимую информацию. Просто нажимаем кнопку — и попадаем в правильное место правильной таблицы.

Эта простая идея ведет к поистине фантастическим возможностям в практическом применении.  Рассмотрим тот же пример.

Мы заключаем рамочный договор с поставщиком, а потом постепенно дополняем данный договор спецификациями. В СУБД это отображается так — одна таблица содержит договоры, другая содержит спецификации. Эти таблицы связываются определенным образом, и мы имеем возможность из таблицы договоров создавать , а потом и «видеть» из все спецификации. Аналогично строится и содержимое самих спецификаций — есть таблица спецификаций и связанная таблица строк спецификаций.

Такая взаимосвязь дает нам главное преимущество СУБД — возможность хранения огромного объема информации, быстроту и точность управления данной информацией.

Другой аспект, который также крайне важен для нормальной деятельности департамента, это работа в едином информационном пространстве. Очень важно не плодить большое количество дубликатов с одной и  той же информацией, а иметь одно место, в котором могли бы работать все заинтересованные лица.

СУБД предоставляет и эту возможность.

Системы Управления Базами Данных бывают очень разными. Образцом мощнейшей СУБД является, например, система бронирования и продажи ж/д билетов. Наверное, каждый испытал прелести данной системы на себе. И никому не придёт в голову использовать здесь Excel.

3. Сложные СУБД

Рынок программных решений, предназначенных для закупок и логистики достаточно широк. Основными СУБД, на базе которых сделано большое количество приложений на рынке программных решений, являются SAP, Oracle, 1C.

Упрощенно идея применения подобных решений заключается в следующем.
Компания-разработчик создаёт некое мощнейшее универсальное решение, функциональность которого должна, по задуманному, подходить всем департаментам, работающим в схожем бизнес-направлении. Например, подходить для задач департаментов закупок. И нужна лишь настройка этого универсального решения, которой занимаются отдельные компании — девелоперы. Для этого они изучают бизнес-процессы компании — заказчика (или группы компаний). Затем совмещают возможности решения и потребности бизнес-процессов заказчика.

Внедрение подобных систем является достаточно дорогостоящим, длительным и психологически сложным мероприятием. Не всегда заказчик знает, что ему нужно. Не всегда он знает потенциальные возможности предлагаемых решений. Не всегда девелопер может разобраться в бизнес-процессах заказчика. Усугубляет ситуацию то обстоятельство, что современные решения достигли такого сложного уровня, что одному специалисту девелопера, может быть, даже и не под силу охватить всё. Поэтому сейчас девелоперы работают уже только командой. Минимум команды это консультант, который должен хорошо понимать в бизнес-процессах и программист, который будет воплощать мысли консультанта непосредственно в программный код. От качества работы консультанта, от того, как он сможет понять процессы заказчика, как хорошо он может объяснить заказчику достоинства внедряемой системы, зависит практически, будет ли успешным проект или нет.

Самое неприятное  для конечных пользователей здесь (помимо больших затрат) является то обстоятельство, что в результате внедрения специалистам ЗиЛ почти наверняка придется подстраиваться под функциональность программного решения и отходить от привычного подхода в работе. Звучит это достаточно безобидно, но в реальной жизни для закупщиков и логистов это может стать очень серьёзной проблемой. Вплоть до неприятия новой системы. В итоге затрачиваются огромные деньги, система формально сдается в эксплуатацию, но не находит поддержки у пользователей. А когда нет поддержки, находится любой пустяк, который пользователем можно быть раздут в непреодолимую проблему.

Я не хочу никоим образом очернить внедрение сложных СУБД. Для крупных компаний — от нескольких тысяч человек, это единственно правильный путь развития. Бизнес-процессы в них очень сложные уже даже потому, что там работает много сотрудников. Сложные задачи неизбежно влекут за собой непростые решения. По-простому не получится. И ПО для закупок и логистики должны в данном случае стать частью общей системы управления предприятия, или системы ERP (Enterprise Resource Planning), как часто называют подобные системы. Описание проблем, я хочу обратить внимание тех компаний, которые намерены продвинуться до уровня сложных СУБД, что процесс внедрения является архисложным. И без напряжения со стороны заказчика результата можно и не достичь. Здесь нельзя подходить так: мы же платим деньги, значит должны получить готовое решение. Основное объяснение этому «нельзя», на мой взгляд, является следующая мысль. Лучше, чем сами специалисты компании, в бизнес-процессах компании не понимает никто. Они работают с этими бизнес-процессами каждый день, порой годами. А консультанту крайне сложно вникнуть в данный процесс всего за месяц, который обычно берется на предварительное изучение.

Но сложные СУБД являются неподъемными для небольших и совсем маленьких компаний. Да и не нужны они там. Как говорится, не надо стрелять из пушек по воробьям. Конечно, можно использовать подход предполагающий использование программ попроще. Например, использовать коробочные решения. Очень многие и идут данным путем. Мне лично это кажется неправильным. Но это другая тема.

Основной темой данной статьи является другой подход.

4. Индивидуальный подход к решению своих задач

Подход состоит в следующем: — для организации реально эффективной работы ЗиЛ я рекомендую «выращивать» свое программное решение, а не пользоваться готовыми.

Почему своё? Я считаю, и это основано на моём опыте, что любая компания уникальна и имеет свои нюансы. Готовые программы однозначно не решат все нужные задачи и заставят вас попутно пользоваться какими-то другими инструментами типа Excel. Решение, разработанное специально под компанию, сделает вашу работу на порядок эффективней и, что немаловажно, — приятней. Я бы также рекомендовал дорабатывать систему по прошествии какого-то времени. Бизнес не стоит на месте, с годами вы приобретаете большие компетенции, и появятся какие-то идеи для улучшения ПО, для расширения его функций. В начале же внедрения подобных систем практически невозможно заранее предусмотреть все необходимые функции. Тем более, что это делается не на живой рабочей программе, а в тексте Задания. То есть невозможно сесть и написать задание, которое потом может быть воплощено в программу. Слишком сложно все это представить в голове.

Как можно «вырастить» свою систему?

Идеальный вариант — сочетание пользователя (закупщика или логиста) и программиста в одном лице. Настоящий энтузиаст, на мой взгляд, может сделать это сам. Проверил это на своём опыте.

Другой вариант — взять программиста в штат или на проект по внедрению ПО. Но с ним придётся провести перед монитором немало часов, работая над концепцией функционирования  решения и её интерфейсом. Программист  может хорошо сделать работу только при хорошо поставленной задаче и при неусыпном контроле со стороны заказчика.

Программист должен сделать основную работу — создать программное решение, с которым можно выполнять основные задачи. Очень важно, чтобы при этом использовался  простой язык программирования. Это важный момент. В этом случае после окончания проекта будет возможно самостоятельно развивать эту систему под следующие задачи и оперативно внедрять идеи по улучшению ее работы. Только поработав с программой пару месяцев, можно понять — что и где работает не так, как хотелось бы. И если эта возможность будет непосредственно у вас — это даст существенную экономию времени и нервов. Да и экономия денег играет не последнюю роль. Программиста же можно привлекать только по самым сложным вопросам.

Третий вариант — нанять компанию, специализирующуюся на написании программ под клиента. Но опять же — обязательно на простом языке. Иначе вы потом будете привязаны к данной компании — со всеми вытекающими отсюда неудобствами. Это самый быстрый путь, чуть более дорогой, но зато обладающий всеми преимуществами второго варианта.

Подход «выращивания самостоятельного ПО» не является теоретическими выдумками. Неоднократным подтверждением этому служит мой собственный опыт и опыт других специалистов, мыслящих в этом же направлении.

5. FileMaker Pro

Призвав уважаемых читателей к самостоятельному пути развития, нельзя не посоветовать конкретную СУБД, которая однозначно подойдёт для воплощения данной идеи.

Я рекомендую в качестве такой СУБД программу FileMaker Pro (www.filemaker.com). Почему именно её?

В начале карьеры, мне пришлось немало потрудиться над вопросом, как улучшить свою работу. Работу  логиста (1993 год). В компании, кстати, очень респектабельной нефтесервисной компании мирового уровня, одной из корпоративных программ была СУБД — FileMaker Pro компании Claris, дочерней компании Apple. Программа мне нравилась своей простотой и тем, что я мог использовать её не будучи профессиональным программистом. Постепенно я начал делать на ней программки для своей работы. Это оказалось не только интересным, но и крайне эффективным. Эти простые приложения дали серьёзное улучшение рабочего процесса.

С тех пор я ничего лучшего не видел. СУБД FileMaker развивается. Сейчас уже выпущена 12 версия. Она русифицирована. За 25 лет развития FileMaker Pro кардинально усилила свои функциональные возможности. И стала идеальным приложением для создания программных решений для бизнеса.  В сентябре 2008 года FileMaker вошёл в список 25 лучших программ и сервисов опубликованный журналом «The Industry Standards».

Необходимо отметить, что все, что сделано на FileMaker Pro, может, без дополнительного конвертирования, использоваться на платформах Windows, Apple и iOS (на iPad и iPhone). Последнее дает прекрасные возможности предоставления информации руководству: генеральный директор на iPad-е сможет видеть сводную таблицу показателей по закупкам/логистике on-line, которая формируется  с сервера из закупочно-логистической системы!

6. Что же такого хорошего может выполнять «выращенная» программа

Как уже указывалось, идея состоит в том, что программа создаётся под ваши конкретные нужды. Далее изложены возможности программы, которая внедрена на нашем предприятии (дальше я буду называть её системой). Можно воспринимать это как рекомендации.

6.1. Работа организована в едином информационном пространстве

По принципу сервер-клиент. Это значит, что все данные находятся только на сервере. Пользователи (клиенты) имеют одновременный доступ ко всем данным.

Организация работы в Едином информационном пространстве

Рис.1. Организация работы в Едином информационном пространстве.

6.2. Функции, которые выполняет  Система

6.2.1. Адресная книга

Это справочник, который содержит все возможные компании — подрядчиков, заказчиков и свои компании. Поскольку система является релятивной (то есть связанной) из адресной книги, находясь на записи того или иного адресата можно видеть много связанной информации:  какие договоры заключены с данным адресатом (закупки, или продажи), какие запросы на котировку сделанные данному адресату, какие сотрудники есть у данного адресата. Можно видеть историю взаимоотношений нашей компании с данным адресатом. Посмотреть сайт адресата (через встроенный браузер). Посмотреть историю оплат, связанных с данным адресатом. Посмотреть все письма, написанные данному адресату (письма на бланке организации также делаются в системе). Видеть все тендеры, в которых для вашей компании участвовал данный адресат. Видеть какие материалы и оборудование (номенклатуру) может поставлять данный адресат. И не просто в виде простого перечисления в ячейке (или в поле, как это принято называть в базах данных), а видеть в виде строк в связанной таблице, которая содержит информацию по номенклатуре. Это, кстати, позволяет «прыгнуть» из адресов  в раздел «Номенклатура» и посмотреть всех поставщиков, поставляющих данную номенклатуру. Большим разделом у нас также является все, что связано с аттестациями поставщиков. Это раздел, который позволяет четко хранить и находить все связанные файлы, присланные поставщиками.

Важно, чтобы каждый адресат имел свой уникальный ID (идентификационный номер).

6.2.2. Номенклатурный справочник

Это важный справочник-каталог, содержащий номенклатуру, с которой работает предприятие. Каждая позиция номенклатуры уникальна (имеет уникальный код) и упорядочена в виде иерархической структуры. Наличие справочника позволяет вводить наименование один раз. А затем для ввода можно пользоваться только выбором из справочника. Применение кодов позволит в будущем делать любой анализ или отчет  по закупкам . Например — отчет по закупленным товарам с группировкой по группам товаров. Данный отчет формируется on-line. Без специальных подготовительных действий.

6.2.3. Персонал

Здесь мы учитываем следующее:

  • основные данные работника;
  • те задачи, которые выполняет работник (разумеется, со статусом их выполнения), что позволяет руководителю постоянно контролировать деятельность подчиненных;
  • видеть те заказы, которые ведёт данный работник;
  • вести учет его командировок, отпусков и отсутствий на работе (для памяти руководителю, чтобы не тратить время на запросы в отдел кадров);
  • формировать КПЭ (ключевые показатели эффективности) для каждого работника.

Данный раздел позволяет формировать выпадающие списки, в которых задействуются те или другие сотрудники, для дальнейшего использования в формировании документов. Например, при формировании заказа, или писем нужно вставлять ответственного исполнителя. Работа с СУБД предполагает в таких случаях, что фамилия будет выбираться из списка.

Рис.2. Одна из закладок в разделе Персонал. Контроль заказов. Нажав серую кнопку около номера заказа (9) можно «прыгнуть» в этот заказ.

6.2.4. Проекты

Под проектом у нас понимается самый большой кусок работы (строительство АЭС), вокруг которого возникают более мелкие задачи. Иерархия процессов имеет такую цепочку разделов: проект — договор — спецификации договора — строки спецификации.

Таким образом, раздел проект является как бы вершиной системы. Из раздела проект по смыслу нужно попадать в любой другой раздел, связанный с данным проектом. В нашей системе в разделе проект мы имеем следующие возможности:

  • хранить основную информацию по проектам;
  • видеть список товаров и услуг, относящихся к данному проекту;
  • видеть статус выполнения каждой строки (поставки товара или выполнения услуг);
  • видеть все договоры, связанные с проектом (продажные, закупочные);
  • видеть финансовую информацию по данному проекту (цены закупки и продажи);
  • видеть запросы поставщикам, которые были сделаны в рамках данного проекта;
  • видеть все спецификации связанные с данным проектом и статус их выполнения;
  • видеть все ключевые события , которые заложены в данном проекте;
  • видеть статус поставок (что готово к отгрузке, что в пути, что поставлено);
  • видеть все исходящие письма, написанные в рамках данного проекта;
  • видеть все платежи, которые были сделаны по данному проекту (если платежей много, имеет смысл наладить обмен данных с бухгалтерской системой).

Рис.3. Раздел Проекты. Продемонстрировано большое количество закладок, в которых возможно хранить огромное количество информации.

6.2.5. Договоры закупки

В этом разделе у нас есть следующие возможности:

  • учёт основных данных договора (дата, предмет, место заключения договора, контрагент, общая финансовая информация, и многое другое);
  • видеть список спецификаций к договору (отсюда можно «прыгнуть» в любую спецификацию и посмотреть её более подробно);
  • видеть общее содержание договора (по позициям);
  • отслеживать статус выполнения договора в целом;
  • формировать письма (на бланке), связанные только с данным договором, а затем видеть их все рядом (очень удобно);
  • отслеживать все платежи, связанные с данным договором.

Рис.4 Раздел Договоры Закупки

6.2.6. Заказы

Под заказами подразумевается либо Спецификация к договору, либо заказ, который был сделан вне договора. Это наиболее часто используемая функция для закупщика и логиста.

В нашем случае мы заложили в данном разделе следующие возможности:

  • основные данные заказа (дата, предмет заказа, контрагент, общая финансовая информация, ответственный исполнитель, контрагент, его контактное лицо и т.п.);
  • содержание заказа (строки заказа с наименованием, взятом из номенклатурного справочника, кодом, ценой, количеством, единицей измерения, суммой в строке и другими необходимыми полями);
  • формирование из строк заказа поставок и отслеживание статуса данных поставок;
  • отображения совещаний, прошедших  по данному заказу (по прошествии времени, очень полезно вспомнить — о чем совещались);
  • план действий по выполнению заказа;
  • отслеживание платежей по данному заказу.

Рис.5 Раздел Заказы. Кнопка Показать заказ приведет нас к отдельным строкам заказа (на экране) и Кнопка Перейти к печатной форме  к печатной форме.

Выше были приведены основные разделы, которые применяются практически во всех департаментах закупок и логистики.

6.2.7. Другие функции

Есть ещё масса функций, которые мы заложили в систему. Они возникали по мере работы в данной системе и по мере расширения круга задач, которые ставил перед нами наша повседневная деятельность. В каждой компании могут быть, как это сказано ранее, свои индивидуальные требования к системе.

6.3. Интерфейс и приёмы работы в Системе

Кроме конкретных функций немаловажную роль играет интерфейс и методы работы (ввода информации, поиска информации, сортировки и т.п.). Ниже приведены достоинства, которые имеет система, которую можно создать в среде FileMaker Pro.

6.3.1. Система интуитивно понятна

Подразумевается, что пользователь может практически начать сразу работать, глядя только на то, что находится на экране — принцип, которого придерживается Apple. Или, по крайней мере, начать работать в системе через пару сеансов. А через пару недель он уже досконально понимает логику интерфейса системы.

Мы достигли такого интуитивного понимания следующим образом.

Главный навигационный экран представляет собой связанную схему, отображающую наши бизнес-процессы в виде прямоугольников с надписями. Эти прямоугольники являются в то же время кнопками, которые отправляют пользователя непосредственно в нужное место. То есть, нажав на прямоугольник-кнопку «Заказы» пользователь попадает сразу в то место в системе, в котором делаются и просматриваются заказы.

Рис.6 Главное меню системы

Кроме этого, мы используем практически во всех функциональных блоках всего три типа экранных форм (Layouts):

  • Форму для ввода основной информации; образец представлен ниже:

Рис.7 Форма ввода основной информации

  • форму для ввода различной информации связанной с данным разделом:

Рис.8 Форма ввода информации так или иначе связанной с текущим разделом

  • и, наконец, форму со списками, в которой на одном экране показана информация по многим записям:

Рис.9 Списки записей (выбрано 5 записей из 527). Нажав кнопку рядом с ID адресата, мы переходим в более подробную форму (см.рис.7)

6.3.2. Система позволяет легко и быстро находить нужную информацию по любым признакам

Поиск в системе делается очень просто. Есть запрограммированный поиск — для часто применяемых операций. В этом случае просто нажимается кнопка. Например, в адресной книге можно выбрать всех поставщиков или транспортных агентов. Если нужно найти что-то более сложное, набираются первые буквы искомой информации — и система постепенно отбирает нужные записи.

6.3.3. Система должна избавить вас от повторного набора одной и той же информации

Система просто напичкана возможностью минимизировать ручной ввод.  Например, один раз введя название и полную информацию по какому-нибудь адресату, в последующих функциональных блоках (тендерах, контрактах, заказах, исходящих  письмах) данный адресат уже должен только выбираться из выпадающего списка, а не вводится вручную заново. Этим сразу убиваем двух зайцев — добиваемся быстроты и точности введения информации. Особенно это эффективно при необходимости ввода наименований в заказ или заявку из каталога.

Другой момент, который поможет сильно сэкономить время, это автоматизация введения строк связанных документов. Введя необходимые строки заявки, пользователь программы иногда имеет необходимость перемещать эти строки в другие функциональные блоки. Например в заказы, для быстрого формирования заказов. Это делается по нажатию кнопки, которая внутри системы просто импортирует записи из одного функционального блока в другой.

Есть различные приёмы для автоматизации ввода. Это:

  • выбор из списка;
  • выбор даты из выпадающего календаря.;
  • применение так называемых radio-button (выбор одного значения из предложенных нескольких);
  • применение check boxes (выбор нескольких значений из предложенного списка;
  • возможно копирование записей целиком с последующим редактированием второй записи.

6.3.4. Интеграция с Excel и другими СУБД

Система может обмениваться информацией с другими системами через большое количество форматов. В первую очередь, это, конечно, форматы, которые воспринимаются Excel-ем.

То есть, возможно импортировать в систему какие-то имеющиеся наработки, сделанные в Excel. А также экспортировать информацию в тот же Excel для отправки информации внешним потребителям не пользующимся FileMaker-ом.

6.3.5. Отчеты генерируются по нажатию кнопок.

Это, пожалуй, одно из самых главных достоинств системы. Если все закупочные или логистические операции отображаются в системе день за днём, я бы даже сказал — событие за событием, то все данные, необходимые для создания любых отчётов уже будут находиться в ней. Стало быть, их можно взять и обработать нужным образом. То есть принципиально есть возможность заранее подготовить необходимые отчеты.

Что в системе значит подготовить отчёты? Подготовка отчетов фактически состоит из двух основных операций. Первая из них — выборка необходимого куска информации, в системе это выборка необходимых строк в рассматриваемом функциональном блоке. Например, выборка всех заказов за определённый период или выборка всех заказов одному поставщику за определённый период. Вторая операция- приведение выбранных строк в читаемый вид. Это делается с помощью группировки и сортировки данных. Например — группировка заказов по поставщикам и сортировка каждой группы заказов по дате размещения заказов. Все это можно заранее заложить в кнопки. Правда, придётся выбрать даты диапазона все-таки руками. Или запрограммировать принцип выбора диапазона.

В FileMaker Pro есть также возможность выдавать формы в PDF.

6.4. Резюмируем

В заключение — ещё несколько дифирамбов по поводу применения подхода к работе через СУБД, и в частности, СУБД FileMaker Pro.

Переход работы департаментов закупок (логистики, продажи и т.д.) от Excel на систему на базе СУБД FileMaker принесет Вам чувство уверенности в том, что процесс находится под контролем. Это вносит в работу спокойствие и экономит большое количество времени, которое зачастую тратится на «нервические» поиски срочно необходимой информации. Любые отчеты можно заранее предусмотреть и затем формировать их за 5 минут.

Система имеет только один источник данных. Отсутствуют дубликаты. Поэтому при аккуратном ведении записей в базе данных информация будет всегда достоверна и актуальна.

Значительно уменьшается количество ошибок из-за так называемого человеческого фактора.

Ввод данных станет простым занятием. Как правило, это выбор из списка вместо бесконечного впечатывания одних и тех же данных.

Система позволяет в считанные секунды находить нужную информацию.

В системе есть встроенный браузер, конвертор PDF, построитель графиков в виде столбцов и пирогов.

Функциональность системы практически ограничена только вашим уровнем креативности. Систему можно постоянно дополнять различными полезными удобствами, сделанными под себя прямо во время живой работы в рабочей системе. Судя по опыту, именно во время работы с живыми данными на рабочей системе возникают самые хорошие идеи.

Где ещё посмотреть информацию

Если вы заинтересовались данной темой ниже несколько полезных адресов.

Сайт производителя www.filemaker.com. Раньше, как было сказано выше, компания называлась Claris. И они делали линейку продуктов типа MSOffice, но для для Apple Но одна из программ этой линейки (СУБД «FileMaker Pro») оказалась настолько успешной, что они сконцентрировались только на развитии этой программы. При этом даже переименовали компанию в “Filemaker Corporation”.

Сайт официального дистрибьютора лицензий в России — www.dynasoft.ru.

Сайт российских любителей FileMaker Pro — www.fmpug.ru.

________________________________________________________________________________

Александр Клочков

Директор по закупкам

ООО «Альстом»

apklotchkov@yahoo.com;

alexander.klochkov@power.alstom.com