Без чего нельзя начинать управление запасами.


Аватар пользователя Ольга Правук

Я думаю, многие, перед кем стоит задача создать систему управления запасами, оптимизировать существующую систему управления запасами  задавал себе вопрос «А с чего начать?»  По моему мнению, начинать  нужно с наведения порядка в складском учете.
Что я подразумеваю под  этим? Я имею в виду ситуации,  когда в информационной системе компании остатки одни, а фактически они оказываются другими. В последнее время я не сталкиваюсь уже с тяжелыми ситуациями в складском учете. Эта область логистики хорошо развита в наше время. Многие компании используют современное  складское оборудование,  внедряют WMS. Но , как показывает опыт общения со специалистами по логистике, проблемы в складском учете  есть. 

Почему же правильный складской учет так важен в управлении запасами? Складской учет – это база, основа управления запасами. Нет смысла использовать сложные формулы и модели управления запасами, если расчеты будут производиться на основе неверных данных. То есть «Мусор на входе – мусор на выходе».  Если на входе у вас будут неверные данные, на выходе результаты будут ошибочны.      

  Каковы основные причины ошибок в складском учете?

 Основная причина — это квалификация складских работников - кладовщиков.  Опытные кладовщики и без современной информационной системы могут вести и поддерживать складской учет в идеальном состоянии, вопрос только производительности – сколько номенклатурных позиций возможно вести вручную. Поэтому, конечно , квалификация, а также ответственное отношение к работе , являются основной причиной ошибок в складском учете. В наши дни квалифицированный кладовщик это уже не редкость. Сейчас можно найти. Хотя были такие времена, когда их было трудно найти.  в моей практике было, что я обучала уже немолодых женщин как нужно вести складской учет . и кстати , они в результате стали хорошими кладовщиками. Но сейчас возможно найти квалифицированных кладовщиков.
Следующей причиной ошибок в складском учете является  отсутствие информационной системы. Вести складской учет, а значит приход товара от поставщиков и отгрузки клиентам, используя бумажные носители или небольшие «самописные» программы может позволить себе только небольшая фирма с небольшим количеством товарных позиций и клиентов. Как только компания «вырастает», ей необходима единая информационная система. Ведение складского учета в корпоративной информационной системе — обязательная составляющая  современной компании. Складской учет — это базовая составляющая основного бизнес-процесса компании – обслуживание клиента, без него не будет продаж, отгрузок товаров клиентам.   Поэтому и ведение складского учета входит в базовый функционал любой информационной системы. На сегодняшний день существуют и бесплатные, и доступные по стоимости информационные системы для ведения основных складских операций. О необходимости корпоративных информационных систем написано много , да и тема этой статьи другая, поэтому не буду останавливаться на этом вопросе.
Кроме самой  корпоративной информационной системы, на качество ведения складского учета влияют регламентированные правила ввода документов в эту систему. Здесь я имею в виду дисциплину ввода документов в информационную систему, а также утвержденный документооборот по всем складским операциям. Например, документы должны быть введены в информационную систему сразу,  как произошло событие, или в течение часа и т.д. Или документ, например, «Приходная накладная» вводится на основании документа «заказ поставщику». Утвержденный документооборот по складским операциям должен быть оформлен в виде инструкции, по которой  и работают в информационной системе все участники складских процессов. Такие регламенты и инструкции позволяют вести складской учет с минимальными  ошибками.

Еще одной распространенной ошибкой в ведении складского учета является то, что  инвентаризации проводятся редко. Хотя существуют компании, в которых инвентаризации вообще не проводятся. О важности инвентаризаций и о том,  как их проводить написано много. Хочу лишь отметить, что кроме инвентаризаций, которые проводятся централизованно , для качественного ведения складского учета необходимо ежедневно выборочно проводить инвентаризации по некоторых позициям. И квалифицированные кладовщики это делают. Здесь важно, чтобы эти выборочные инвентаризации проводились по категориям АВС . То есть, по товарам категории А инвентаризации проводились чаще, чем по товарам других категорий.